den 19 maj 2004
"Management by e-mail"
För ett par månader sedan frågade en kollega om jag kunde hjälpa honom att hålla ihop ett mindre utvecklingsprojekt. Han hade mer jobb än han hann med. Jag lyssnade när han berättade vad som behövde göras och kom fram till att jag borde hinna med det.
Mellan en handfull och ett dussin personer skulle sammanföras, var och en med specifik kunskap som behövdes för projektet. Några var mina kollegor, några interna IT-utvecklare, andra tillhörde en nordisk IT-konsult och ytterligare några kom från en amerikansk leverantör av finansiella tjänster. Målet för projektet var att utveckla ett gränssnitt mellan den finansiella leverantörens system och ett av våra system, testa och ta det i drift.
Jag ville inte lägga ner så mycket tid på projektet så jag funderade över hur vi kunde organisera det på effektivast möjliga sätt. Tankarna skrev jag ner i ett brev: Målet med projektet, vad som behövde göras, i vilken ordning det borde göras, vem som borde göra vad, korta presentationer av deltagarna och en kontaktlista. En projektplan, alltså. Jag avslutade med att fråga om det var någon som hade synpunkter eller frågor om förslaget och bad, om ingen hade något att invända, alla att börja med de uppgifter jag hade delat ut. Jag bad också att få statusrapporter vid några hållpunkter i aktivitetslistan. Brevet blev ungefär en och en halv A4-sida.
Inom någon timme började mottagarna av brevet kommunicera med varandra. Alla kunde läsa all kommunikation oavsett om de var direkt inblandade i det som pågick för stunden. Det utbyttes filspecifikationer, IP-adresser, ftp-adresser. Arbetet med att bygga gränssnittet påbörjades. Filer byggdes. Testfiler skickades. Fel upptäcktes. Fel rättades. Nya filer skickades. Nya fel hittades och rättades. Vid något tillfälle verkade arbetet fastna och jag fick gå in och knyta ett par nya resurser till projektet. Efter det löpte det vidare. Till slut såg filerna riktiga ut.
Förra veckan skickades de första testfilerna med den nybyggda automatiska rutinen. Filerna såg bra ut och rutinerna verkade fungera. På fredag ska rutinerna köras i produktionsmiljö för första gången, parallellt med den gamla manuella rutinen. Om det går bra under de första dagarna kommer den gamla rutinen att skrotas.
Om inga stora problem uppstår under den kommande veckan kommer jag att ha lagt ner sammanlagt tre eller kanske fyra timmar på projektet.
Hur hade det gått om inte e-post fanns? Det hade inte gått att knyta ihop alla deltagare samtidigt eftersom de befann sig utspridda över två kontinenter. Kommunikationen inom projektet hade inte kunnat föras på ett så transparent sätt som nu blev fallet. Alla såg allt som hände hela tiden. Ingen behövde undra vad som hände. Om någon ställde en fråga fick alla se svaret. När arbetet fastnade var det lätt att se vad som behövde göras av vem för att smörja maskineriet. Projektdeltagare byttes ut några gånger. De nytillkomna behövde bara läsa det senast skickade brevet för att få en uppfattning om var arbetet befann sig och vad som hade gjorts.
Jag tror att framgång i ett e-post-projekt handlar om tydlighet. Det gäller att veta från början vad som kommer att behöva göras och förmedla det på ett sätt som alla förstår. Det är viktigt att alla ser samma mål och sitt bidrag till helheten.
Det här sättet att driva projekt fungerar förstås inte i alla projekt, eller ens de flesta. Många projekt är som svarta hål när de startas. Ingen vet exakt hur målet ser ut eller vad som behöver göras för att nå dit. Då är det förmodligen svårt att driva dem via e-post.
