den 5 mars 2004
I många organisationer, bland annat på min arbetsplats, är det ingen som har full kontroll på vad folk sysslar med och hur arbetssituationen upplevs. Det är förståeligt eftersom det är många människor med olika arbetsuppgifter. Jag tycker att det är ett problem och har funderat över hur det går att lösa.
Min lösning bygger på att man samlar information nerifrån och uppåt och att man på varje nivå bara rapporterar vidare det som är av betydelse för nivån ovanför.
På lägsta nivån finns varje enskild medarbetare. En gång i veckan, eller så ofta det behövs, får alla rapportera fyra saker till sin närmaste chef: Allmän status, vad de har gjort sedan föregående rapportering, vad de ska göra fram till nästa rapportering och om de har några problem som de behöver hjälp att lösa.
Allmän status kan vara bra, dåligt eller varken eller. Det skulle i princip räcka med att rita en gubbe vars mun visar status :-) :-| :-( på rapporten. Det visar snabbt hur var och en uppfattar sin situation. Vad de har gjort och vad de ska göra rapporteras kortfattat i punktform och det är bara de viktigaste sakerna som ska tas upp. Eventuella problem ska vara sådana som inte kan lösas på egen hand.
De närmaste cheferna ser snabbt hur läget är i deras grupper. Både hur den allmänna uppfattningen om arbetssituationen ser ut och vad som är på gång. De sammanställer detta på en högre nivå och rapporterar det vidare. Det betyder att de tar bort det som inte anses vara viktigt för nästa nivå. Det de rapporterar ska spegla det de har tagit emot.
På nästa nivå görs samma procedur om igen: Sammanställning och rapportering av allmän status, vad som har gjorts och vad som ska göras, samt eventuella problem som måste lösas.
Och så vidare till högsta nivån.
När detta har gjorts nerifrån och upp bör alla känna till hur läget ser ut, sett ur medarbetarnas perspektiv. Cheferna gör samma sak, nerifrån och upp. Då får man en till bild. Det kan vara intressant att se om bilderna skiljer sig åt eller om medarbetare och chefer i organisationen har ungefär samma uppfattning om läget.
Det finns många tänkbara vinster med detta. På varje rapporteringsnivå går det att se om man arbetar mot samma mål och om det finns överlappningar mellan olika enheter. Problem lyfts fram löpande och det är mottagaren av en problemrapport som ansvarar för att antingen hitta en lösning, eller skicka den vidare till nästa nivå. Vill man göra stora förändringar i inriktningen av verksamheten blir det lättare att se vilka förändringar som behöver göras var. Motivationen hos medarbetarna bör stiga när de vet att det finns någon som är intresserad av hur de mår och vad de gör.
Tidsåtgången på varje nivå bör inte behöva vara mer än max 10-15 minuter per rapporteringstillfälle. Vinsterna bör bli stora. Rapporteringen kan antingen skötas med papper och penna eller med systemstöd.
