den 18 november 2002
I dag har Computer Sweden några artiklar om kommunikation och de problem den kan ställa till. Med tanke på alla kommunikationsverktyg vi har borde vi inte behöva sitta lika mycket i möten nu som förr, tycker de.
Visst är det ironiskt: I dag har du pc, två telefoner (fast och mobil), e-post, internet, kalender, pda, röstbrevlåda och projektstyrningsprogram. Ändå ägnar du lika minst mycket tid åt möten som du gjorde innan du fick alla dessa verktyg.
I artikeln nämns bland annat kalender, pda och projektstyrningsprogram. På vilket sätt de skulle kunna minska antalet möten inser jag inte. De underlättar snarare att boka möten. Nu när vi har tillgång även till kollegors kalendrar blir det enklare än någonsin att boka möten. Varenda obokad minut är plötsligt möjlig att boka. För att minska antalet möten skulle våra kalenderprogram behöva fungera tvärt om, så att man anger vilka tider man är bokningsbar i stället för de man är bokad. Då skulle antalet möten kunna minska.
De kommunikationsverktyg som räknas upp i citatet ovan är inte några bra ersättare för möten. Möten fyller en funktion som få andra saker kan. Att träffas fysiskt är överlägset de flesta andra sätt att kommunicera. Det handlar inte bara om att överföra ord mellan människor, vilket i stort sett är begränsningen för exempelvis e-post. Telefon når lite längre i och med att man kan förmedla röster också. Videokonferenser tillför dimensionen bild och det är ett stort steg. Trots det tror jag att det dröjer länge innan videokonferenser är lika bra bärare av budskap som fysiska möten.
Den fysiska omgivningen hos deltagarna i en videokonferens spelar stor roll för hur var och en uppfattar det som sägs. Sitter man i samma rum får man nästan samma information. Ljud, ljus, kroppsspråk, ansiktsuttryck, tonfall, temperatur, störningsmoment, förtäring och så vidare.
Kommunikation kan ses som en värdestege där några av våra vanligaste kommunikationssätt kan rangordnas med avseende på kvalitén i förmedlad information (bäst informationsbärare överst och så vidare):
Fysiska möten
Videokonferenser
Rösttelefoni
Direktmeddelanden
E-post Varje nivå på stegen kan ersätta dem nedanför men inte dem ovanför. Däremot kanske vi ibland har fysiska möten kring saker som egentligen inte kräver det. Vi kan bli bättre på att välja rätt metod för vår kommunikation beroende på hur mycket och vilken typ av information vi behöver överföra.
Om det finns ett komplett skriftligt beslutsunderlag och det enda som saknas är ett beslut, då kanske ett fysiskt möte är onödigt. Det kan räcka med e-postkommunikation för att fatta beslutet och då sparar vi tid. En workshop eller brainstorming är däremot mer krävande. Då räcker inte e-post.
Det är lite ironiskt att ju sämre vi känner någon, desto sämre kommunikationssätt använder vi i kommunikationen med honom eller henne. Våra närmaste kollegor, som vi ändå träffar hela dagarna, "slösar" vi bort de bästa kommunikationssätten på. Eftersom vi i regel vet bättre hur de fungerar kan det tyckas vara slöseri.
Ofta kan man avgöra hur högt på människors kommunikationsskala man ligger genom den kommunikationmetod de använder. Det är därför försäljare har som första mål att träffas fysiskt. Där har de störst sannolikhet att vinna förtroende och komma till avslut. Därför bör vi välja vilka vi ger förtroendet av ett fysiskt möte.
